Каковы Различные Методы для Организации Документов?
Организация документов является важным аспектом управления эффективным домом или офисом. Важные документы могут стать бременем, когда они должным образом не сохранены, так использование одного из многих различных методов организации может помочь держать систему регистрации, бегущую гладко. Бумага и электронные системы хранения - два самых популярных метода. В пределах каждого есть много возможностей организовать по буквенным стандартам или по важности. Кроме того, есть несколько правил об избавлении от документов, что помощь держит любую организационную систему файла на управляемом уровне.
самый традиционный метод для того, чтобы организовать документы при использовании физических папок и шкафов для хранения документов. Эта система управления документооборотом учитывает большие количества документов и документов, которые будут сохранены. Толстые картонные папки заполнены документами и затем помещенный в пределах шкафа для хранения документов. Большинство шкафов для хранения документов позволяет папкам свисать с ряда металлических рельсов для быстрого движения и реорганизации.
Более современное решение того, чтобы бережно хранить документы и непрерывно доступный при использовании компьютеров. Отсканированы ли документы и спасли онлайн, или программное обеспечение организации используется, это помогает сократить беспорядок. С помощью электроники организующие документы помещают цифровую точную копию важных документов или онлайн или на жестком диске, таким образом, к ним можно быстро получить доступ в любое более позднее время. Это избавляет от необходимости то, что она хранила бумажные файлы, которые могут поднять большую сумму пространства в любом доме или офисе.
Независимо от того, если документы хранятся с помощью электроники или в физической форме, есть несколько различных методов, которые могут препятствовать файлам становиться запутывающим беспорядком. В алфавитном порядке сортировка электронных и физических файлов является простым способом организовать документы, который делает их доступными для быстрого поиска. Организация файлов по категориям также полезна, потому что, делясь цифровой и бумажные папки в "Автомобиль", "Дом", "Налог", и различные деловые категории увеличивают эффективность. Другой метод должен разделить физические файлы на важность так, если документы должны быть удалены в случае крайней необходимости, самые необходимые части быстро доступны.
Отказ от файлов является также большим методом для того, чтобы организовать документы, потому что это держит и электронный и физический набор файла от занимания слишком большого количества места. Общее правило состоит в том, что все налоговые документы должны быть сохранены по крайней мере тремя годами. Держитесь на сложные налоговые документы, как информация об аудите и работающие не по найму документы, в течение шести лет. Другие позиции, однако, должны быть сохранены навсегда, как карточки социального страхования, свидетельства о рождении и свидетельства о браке.