Каковы Лучшие Советы для Планирования Конференции?
Планирование деловой конференции не является чем-то, что происходит быстро. Есть места рассмотрения, чтобы забронировать, спонсоры, чтобы собраться, и спикеры, чтобы наняться. Есть также небольшие подробные данные такой как, где посетители останутся, в то время как в городе, какая еда обеспечена, и мир других вопросов, которые должны быть обращены, если конференция должна иметь успех. Если Вы собираетесь участвовать в задаче планирования конференц-связи, вот некоторые вещи иметь в виду.
Сначала, никогда не предполагайте, что можно обращаться со всеми подробными данными самостоятельно. Фактически, очень вероятно, что Вы не будете в состоянии составить полный список всего, что должно быть устроено без некоторой помощи. Поэтому Ваша первая задача как планировщик конференции должна состоять в том, чтобы собрать комитет планирования. Обычно, группа из пяти - шести частных лиц достаточна, чтобы соединить ежегодную конференцию для где угодно между ста - пятьюстами посетителями. Комитет в целом, намного более вероятно, покроет все основания и позволит обратиться к каждому ключевому аспекту сбора заранее.
Наряду с соединением Вашего комитета, чрезвычайно важно начать делать приготовления как можно скорее. Действительно doesn t имеет значение, на расстоянии в ли деловая конференция восемь месяцев. Эксперты на конференции, планирующей часто, начинают работу над предстоящим событием десять - одиннадцать месяцев заранее. Как преимущество, у Вас будет больше времени, чтобы сравнить ценообразование в различных местах рассмотрения конференции, исследовать и договориться о лучших гостиничных тарифах для посетителей, и также иметь больше времени, чтобы найти правильных спикеров для события.
Удостоверьтесь, что у каждого члена комитета есть определенные задачи выполнить. Каждая задача должна быть расположена по приоритетам и устанавливать дату поставки. Конференция, планирующая часто, вовлекает задачи подготовки в логическую последовательность, так, чтобы деловые вопросы, которые должны быть сделаны перед другими позициями, были обращены, завершены вовремя. С каждым членом комитета, ответственного за определенный набор позиций, чтобы завершить перед следующей встречей, есть меньше шанса того, чтобы быть разбитым задачами как даты подхода событий.
Всегда получайте обязательства в письменной форме. Вы хотите письменное подтверждение от отеля, что Ваши посетители получат определенную суточную ставку, посещая событие. Также наденьте задокументированную и подробную информацию, что отель обеспечит в способе конференц-залов и актовых залов для речей, обедов, и классов, предлагаемых во время конференции. То же самое верно для любого специального воздуха или ставок рельса, которые Вы обеспечиваете для посетителей. Мало того, что это даст Вам душевное спокойствие, это также делает намного легче проанализировать прогресс, который был сделан на каждой из встреч комитета планирования и поддерживает точную картину того, что остается быть сделанным.
Предоставьте экспонентам для события с подробными инструкциями и руководящими принципами заранее. Подготовите простое схематическое, которое указывает, где каждая кабина выставки может быть настроена на конференции или выставочном зале, наряду с информацией о том, где отправить материалы кабины заранее и где поднять их в день, они поступают, чтобы настроить выставку. Это спасет всех, включая комитет планирования конференции, много головных болей накануне события.
Один заключительный совет с планированием конференции должен ожидать неожиданное. Независимо от того, как полностью Ваш комитет планирует событие, всегда будет некоторый тип отклонения. Спикер заболеет и иметь, чтобы отступить, или отель случайно перебронирует один из банкетных залов. Привлеките коллективный опыт своего комитета идентифицировать некоторые из наиболее распространенных проблем на последней минуте, которые могли возникнуть, и решать заранее, как обращаться с ними эффективно.
Когда планирование конференции сделано эффективно, для организации относительно легко устроить конференцию, и одинаково легкий для заинтересованных сторон посетить конференцию. Ваша цель является действительно двойной в природе. Вы хотите, чтобы поток конференции был как как раз когда возможный. В то же самое время, Вы также хотите удостовериться, что любые непредвиденные проблемы могут быть решены быстро и эффективно. Планируя заранее, делегируя задачи к способному комитету, и обрабатывая деловые вопросы логическим способом, Вы уверены сохранять процесс планирования конференции управляемым и в конечном счете очень успешным.