Каковы Шаги в Процессе Заготовки?
Процесс заготовки - термин, использованный фирмами, чтобы описать процесс покупки, и может обратиться к покупке поставок или услуг. Много фирм используют автоматизированные инструменты, такие как планирование ресурсов предприятия (ERP) система и Электронный Обмен данными (EDI), чтобы помочь специалистам по заготовке или покупателю с операциями покупки. Независимо от того, используется ли автоматизированная система, цель процесса заготовки состоит в том, чтобы купить точный продукт или услугу при необходимости за самую благоприятную цену.
Идентификация потребности первый шаг в процессе заготовки. Если у бизнеса будет автоматизированная система, то обычно заявку покупки (связь с общественностью) пошлют покупателю, указывающему, какой продукт или услуга необходим. Для фирм без автоматизированных систем часто используется рукописная связь с общественностью, который требует лица или отдела, который нуждается в продукте или услуге, чтобы представить бланк заявки покупки покупателю для действия.
Если продукт или услуга был ранее куплен, покупатель войдет в заказ на поставку в систему ERP или представит платеж поставщику, основанному на ранее согласованный на условия. Если продукт или услуга не был заготовлен прежде, покупатель должен возобновить запрос о котировке (RFQ). RFQ вовлекает выбор поставщика, определение цены, которая будет оплачена, и принятие на время выполнения заказа и количество для поставки.
Выбор поставщика обычно вовлекает посылку RFQ многократным поставщикам и сравнению предложений определить, какой поставщик может лучше всего удовлетворить потребности бизнеса. Покупатель будет просить определенное количество и дата поставки, основанная на требованиях, обрисованных в общих чертах на заявке покупки. В зависимости от типа требуемого продукта или услуги может также быть потребность в технических квалификациях или специальном лицензировании. Например, если продуктом, который требуют, является медицинское устройство, поставщику должен разрешить FDA произвести продукт, и прототипы нужно послать и одобрены бизнесом прежде, чем заказы на поставку смогут быть выпущены.
Определение цены, оплаченной обычно, включает сравнение предложений, затем договариваясь о самой выгодной цене. Покупатель должен гарантировать, что все предложения - точное отражение работы, которая будет выполнена, или услуга предоставлена, и включайте все применимые налоги и стоимость доставки. Этим путем, полная земельная стоимость известна прежде, чем заказ на поставку помещен.
Также необходимо понять время выполнения заказа и ожидаемое количество, которое будет поставлено. Основанный на дате фактической потребности, любая принятая котировка должна встретить необходимую дату. Если поставщик не может встретить дату, необходимую бизнесу, незатрудненные премии могут быть понесены.
ожидаемое количество должен также быть поддержан полученной котировкой. Покупатель должен удостовериться, что количество, которое будет отправлено, менее чем не требуют, потому что дефицит может привести к доходу потерь. Покупатель должен также удостовериться, что количество, которое будет отправлено, не более чем необходимо, потому что избыток может привести к ответственности для бизнеса, если продукт никогда не используется. В конечном счете, покупатель ответственен за обеспечение, что процесс заготовки выполнен, чтобы удовлетворить потребности бизнеса, поддерживая прибыль.